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RCS Computer Service Fernwartung

Gesetzeskonforme E-Mail-Archierung nach GoBD

Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen

Jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden (§147 AO, § 257 HGB). Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge.
Diese Anforderungen können in der Praxis nur durch den Einsatz einer E-Mail- Archivierungslösung zuverlässig erfüllt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Die Internetseite des Bundesfinanzministeriums über die  Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD) finden Sie hier.

Um auch in diesem Bereich unsere Kunden kompetent beraten und betreuen zu können, sind wir zertifizierter Partner von Mailstore. Mit Mailstore kann die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung nach GoBD kostenngünstig umgesetzt werden.

 

Software Mailstore zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Mailstore ist das führende E-Mail-Archiv für kleine und mittelständige Unternehmen
  • E-Mails langfristig, zentral und sicher aufbewahren
  • Erfüllung von rechtlichen Anforderungen
  • E-Mail-Server dauerhaft entlasten
  • Effektiver Schutz vor Datenverlusten
  • Unabhängigkeit von unsicheren PST-Dateien
  • Datensicherheit des E-Mail-Servers vereinfachen
  • Einfache Desaster Recovery von E-Mails
  • E-Mails in Sekundenbruchteilen suchen und finden
  • Durchsuchen von E-Mail-Anhängen
  • Integrierbar in fast jedes E-Mail-Server-Szenario
  • Volle Outlook-Integration
  • Ausgereiftes Produkt

 

Weitere Gesichtpunkte beim Einsatz einer E-Mail-Archivierung

Beim Einsatz der Software gilt es aber auch weitere Gesichtpunkte zu beachten. Es muss geregelt werden, wie mit privaten E-Mails der Mitarbeiter umgegangen wird. Diese dürfen nämlich nicht archiviert werden. und wie man die Datenbank der Archierung gegen Verlust sichert. Der Einblick in die Archivierung muss durch enstprechende Benutzerrechte geregelt werden und der Zeitpunkt der Archivierung muss berücksichtigt werden. Zu allen Punkten gibt es Vorgaben des Gesetzgebers, die es zu beachten gilt.

Wir beraten Sie gerne und installieren und konfigureien die Software optimal.

Bei Interesse rufen Sie uns bitte an oder senden uns ein E-Mail über unser  Kontaktformular.

 

Beratung und Anfragen

Wald-Michelbach: +49 (0)6207 920107

Weinheim: +49 (0)6201 6904011

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